就業規則の作り方 — 社労士が解説する作成手順・届出・運用のポイント
就業規則は、会社と従業員の間のルールブックです。労働条件や服務規律を明文化することで、トラブルを未然に防ぎ、健全な職場環境を維持する基盤となります。しかし、「作り方がわからない」「テンプレートをそのまま使っていて不安」という声は少なくありません。
本記事では、就業規則の作成義務から届出・運用までの全体像を、実務の視点からわかりやすく解説します。
就業規則の作成義務 — 常時10人以上の事業所は必須
労働基準法第89条により、常時10人以上の労働者を使用する事業所は就業規則を作成し、所轄の労働基準監督署に届け出る義務があります。
ここで注意すべきポイントがあります。
- 「常時10人以上」にはパート・アルバイトも含まれる: 正社員だけでなく、パートタイマーやアルバイトも「労働者」としてカウントされます。繁忙期だけ10人を超える場合でも、常態として10人以上であれば対象です。
- 事業所単位で判断する: 会社全体ではなく、事業所（支店・営業所・工場など）ごとに判断します。本社が50人でも、支店が8人なら支店は義務の対象外です（ただし、作成しておくことが望ましいとされています）。
- 届出を怠ると30万円以下の罰金: 作成義務があるにもかかわらず届出をしない場合、労働基準法第120条により罰則の対象となります。
10人未満の事業所であっても、労務トラブル防止の観点から就業規則を整備しておくことを強くお勧めします。
記載必須事項 — 絶対的必要記載事項と相対的必要記載事項
就業規則に記載すべき事項は、法律で明確に区分されています。
絶対的必要記載事項（必ず記載しなければならない事項）
- 始業・終業の時刻、休憩時間、休日、休暇: 労働時間の基本ルールです。シフト制の場合はシフトパターンも記載します。
- 賃金の決定・計算・支払い方法、締切日・支払日、昇給に関する事項: 給与体系、手当の種類、支払い方法を明確にします。
- 退職に関する事項（解雇の事由を含む）: 定年、自己都合退職の手続き、解雇事由を具体的に記載します。
相対的必要記載事項（制度がある場合に記載する事項）
- 退職手当に関する事項
- 臨時の賃金（賞与等）に関する事項
- 食費・作業用品等の負担に関する事項
- 安全衛生に関する事項
- 職業訓練に関する事項
- 災害補償・業務外の傷病扶助に関する事項
- 表彰・制裁に関する事項
- その他、当該事業所の労働者全員に適用される事項
制度として運用しているものは、必ず就業規則に反映させましょう。口頭での運用は、後のトラブルの原因になります。
作成の流れ — 素案から届出・周知まで4ステップ
ステップ1: 素案の作成
まず、自社の実情に合った就業規則の素案を作成します。厚生労働省のモデル就業規則を参考にしつつ、自社の業種・規模・働き方に合わせてカスタマイズします。
社労士に依頼する場合でも、会社として「どのような制度にしたいか」を事前に整理しておくと、スムーズに進みます。
ステップ2: 労働者代表への意見聴取
作成した就業規則は、労働者の過半数で組織する労働組合（労働組合がない場合は労働者の過半数を代表する者）の意見を聴取する必要があります（労基法第90条）。
注意点として、「意見を聴取する」義務であり、「同意を得る」義務ではありません。反対意見があっても届出は可能ですが、意見書は必ず添付します。
ステップ3: 労働基準監督署への届出
就業規則本体と意見書を、所轄の労働基準監督署に届け出ます。電子申請（e-Gov）による届出も可能です。変更の場合も同様の手続きが必要です。
ステップ4: 従業員への周知
届出だけでは不十分です。就業規則は従業員に周知して初めて効力が発生します（労基法第106条）。周知方法としては、以下が認められています。
- 事業所の見やすい場所への掲示・備え付け
- 書面による交付
- 電子的方法（社内イントラネットへの掲載など）
よくある不備5つ — あなたの就業規則は大丈夫ですか？
多くの企業の就業規則を確認してきた経験から、特に多い不備を5つ紹介します。
1. 固定残業代の記載漏れ
固定残業代（みなし残業代）を導入している企業は多いですが、就業規則や雇用契約書に固定残業時間と金額が明記されていないケースがあります。記載が不十分だと、固定残業代の有効性が否定され、未払い残業代を請求されるリスクがあります。
2. ハラスメント規定がない
2022年4月から、中小企業を含むすべての企業にパワーハラスメント防止措置が義務化されています。セクハラ・マタハラに加え、パワハラの定義、相談窓口、対応手順を就業規則に明記する必要があります。
3. テレワーク規定がない
コロナ禍以降、テレワークを導入した企業は多いですが、就業規則にテレワーク規定を追加していない企業が目立ちます。在宅勤務時の労働時間管理、通信費の負担、情報セキュリティなどを定めておく必要があります。
4. 副業・兼業に関する規定がない
厚生労働省のモデル就業規則が2018年に改定され、副業・兼業を原則容認する方向になりました。自社として副業を認めるのか、届出制にするのか、禁止するのか、方針を明確にしておく必要があります。
5. 有給休暇の取得ルールが不明確
2019年4月からの年5日の有給休暇取得義務化に対応した規定がない企業があります。計画的付与制度の活用、時季指定の手続き、取得促進の仕組みを明文化しましょう。
AIチャットボットで就業規則の疑問に即答
従業員から「有給休暇は何日取れますか？」「育児休業の申請方法は？」といった質問が日常的に発生します。人事担当者がその都度対応するのは、大きな業務負荷です。
COCKPITOSのAIチャットボット機能を使えば、自社の就業規則をアップロードするだけで、従業員の質問にAIが24時間即答します。労働基準法や最新の法改正情報も踏まえた回答が可能で、人事部門の問い合わせ対応工数を大幅に削減できます。
COCKPITOSの就業規則AIアシスタント
COCKPITOSでは、就業規則のPDFやWordファイルをアップロードすると、AIが内容を解析し、以下のサポートを提供します。
- 不備の自動検出: 法改正に対応していない箇所、記載漏れの項目を指摘
- 従業員向けQ&A: チャットボットが就業規則の内容に基づいて従業員の質問に回答
- 社労士との連携: 指摘事項を社労士にそのまま共有し、改訂作業を効率化
就業規則は「作って終わり」ではなく、法改正や社内制度の変化に合わせて継続的にアップデートしていくものです。COCKPITOSを活用して、常に最新の状態を維持しましょう。
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